Ušetrite svoju účtovníčku (jej čas a nervy)

Účtovníctvo je súčasťou každej firmy a len precízna a efektívna práca účtovníka udrží podnik v správnom fungovaní. Z tohto dôvodu je nevyhnutné, aby mal váš účtovník/účtovníčka presné a korektné informácie a vedel sa k nim bez problémov kedykoľvek dostať. Ako mu pomôže GPS monitoring?

V prípade účtovníctva ide o pomerne uzatvorený systém dát, ktorý má vlastné vnútorné usporiadanie a pravidlá. Jeho úlohou je poskytovať informácie o hospodárskej činnosti podniku. Informácie musia byť relevantné, objektívne, včasné, aktuálne, zrozumiteľné a porovnateľné. To isté platí aj pri správe vozového parku a spracovaní výkazov z pracovných ciest.

GPS monitoring a jeho prepojenie s účtovníctvom

Všetky spomenuté premenné môžu vyvíjať tlak na účtovníka či celé oddelenie, ktoré okrem toho musí dbať aj na dodržiavanie termínov. Tento stres sa umocňuje, ak sa vám na stole kopia hromady papierov a vy ich nestíhate spracovať, pretože mnohé nie sú úplné alebo obsahujú chyby. Na odstránenie chybovosti, ktorá vzniká fyzickým vypisovaním a dokladovaním, využívajú firmy digitalizáciu procesov. Jedným z pomocníkov je aj GPS monitoring a elektronická kniha jázd (ktorá je jeho súčasťou).

V agende účtovného oddelenia sú mzdové účtovníctvo, podvojné alebo jednoduché účtovníctvo či daňová evidencia, pri ktorých sú dáta v elektronickej podobe už priam nevyhnutnosťou. Firma alebo SZČO si môže napríklad uplatniť rozličné výdavky súvisiace s použitím motorového vozidla na podnikanie (upravuje zákon o dani z príjmov a zákon o cestovných náhradách). Výpočet výdavkov sa líši v závislosti od toho, či je motorové vozidlo zahrnuté v majetku daňovníka alebo je len v prenájme, keď je možné uplatniť len výdavky za nakúpené pohonné hmoty (PHM) v preukázateľnej výške. V tomto prípade poslúži účtovníkovi elektronická kniha jázd.

Hlavnou výhodou GPS monitoringu a elektronickej knihy jázd je pre účtovníka administratívne odbremenenie. Podklady získané z GPS zariadení sú k dispozícii takmer okamžite a ľahko sa môžu preniesť do iného účtovného systému/softvéru. Ku každej jazde sú priradené potrebné informácie ako: vozidlo (EČV), typ vozidla (firemné, súkromné), vodič, stav tachometra (začiatočný, konečný), najazdené kilometre, trasa a ďalšie potrebné údaje k dani z motorových vozidiel. Ďalej môže účtovník pracovať s informáciami o spotrebe, čerpaní PHM či vyčíslení cestovných náhrad podľa platnej legislatívy.

Dôležité funkcie pre účtovníkov

GPS monitoring je rýchlym, spoľahlivým a prehľadným elektronickým systémom evidencie služobných jázd a firemných vozidiel. Ktoré funkcie a údaje sú pre účtovníkov najužitočnejšie?

1. Prehľady jázd – zobrazovanie aktuálnych polôh vozidiel v tabuľkovej forme a na mape. Systém poskytuje aktuálne stavové informácie o sledovanom vozidle, ktoré poslúžia účtovníkom pri jednoduchom vygenerovaní knihy jázd.
2. Výpočet výdavkov na PHM – systém pri zadaní správnych údajov o tankovaní vozidla vyráta jeho presnú spotrebu, pri každej jazde aj s určením priemernej ceny za spotrebované PHM. Vďaka automatickým výpočtom ušetrí váš účtovník hodiny času tým, že nemusí oddelene počítať spotrebu podľa TP a prípadnú nadspotrebu
3. Import z tankovacích kariet – systém dovoľuje automatické importovanie elektronických faktúr od poskytovateľov tankovacích kariet. Vďaka tomu sú tankovania a iné náklady priradené k jednotlivým jazdám a vozidlám automaticky. Účtovník si tieto informácie nájde aj pri výkazoch jázd a v knihe jázd, čo opäť urýchli jeho prácu. (Commander poskytuje službu tankovacích kariet v spolupráci so spoločnosťou DKV)
4. Výpočet stravného za pracovné cesty – v prípade výpočtu stravného za pracovné cesty strávi účtovník nad jednou cestou množstvo času. Celkový čas je veľmi individuálny, avšak veľkým pomocníkom sú v tomto prípade údaje z elektronického systému CCC (informácie o jazde) a možnosť automatického výpočtu stravného za pracovného cesty podľa aktuálne platnej legislatívy (pri tuzemských i zahraničných pracovných cestách)..
5. História polôh – zobrazenie histórie polôh vozidla za stanovené časové obdobie, graficky zvýraznené polohy začiatkov a konca jázd alebo odpovedí na lokalizáciu vozidla, prehľadné znázornenie histórie jednotlivých jázd na mape umožňuje skontrolovať trasu vozidla napr. pri podozrení na neoprávnené tankovanie, pri pokutách za prekročenie rýchlosti a pod.
6. Prepínač na súkromné a služobné jazdy – ak využívajú zamestnanci firemné vozidlá aj na súkromné účely, môže vzniknúť veľký zmätok. Systém umožňuje rozlišovanie a zaznamenanie typu jazdy a aj dodatočné úpravy. Funkcia uľahčí účtovníkovi evidenciu firemných nákladov, čím šetrí jeho čas a firemné peniaze.
7. Exportovanie výstupov – v prípade úradnej kontroly nemusí účtovník fyzicky a prácne vyhľadávať potrebné dokumenty. Stačí mu nahliadnuť do elektronického systému a vyexportovať výstup. Tieto výstupy slúžia ako riadne daňové doklady (obsahujú všetky potrebné náležitosti). Ich výhodou sú prehľadnosť, jednoduchá korekcia a zrozumiteľnosť. Vďaka údajom uloženým v digitálnom svete sa môžete vyhnúť nepríjemným situáciám a pokutám a skrátiť čas prebiehajúcej kontroly. Viac o daňovej kontrola nájdete v článku TU.

Všetky tieto funkcie a prácu s údajmi učíme našich zákazníkov na pravidelných bezplatných školeniach, ktoré prebiehajú v online priestore. Prihlásiť sa na ne môžu vedúci pracovníci, účtovníci, ale aj každý pomocný zamestnanec, ktorý má prístup do systému CCC a na svoju prácu využíva informácie z GPS monitoringu.

Spokojnosť účtovníkov

Vo všeobecnosti môžeme tvrdiť, že z pohľadu účtovníka je GPS monitoring a s ním spojená elektronická kniha jázd veľkým pomocníkom. Po ich zavedení sa znižuje administratívna byrokracia a evidencia účtovných dokladov je jednoduchšia a prehľadnejšia. Platí, že údaje uložené v systéme sa už nemusia tlačiť, stačí ich len evidovať a archivovať. V prípade úradnej kontroly postačuje umožniť kontrolórovi prístup do systému evidencie jázd.

Až 70 % našich zákazníkov sa rozhodlo pre zavedenie GPS monitoringu najmä pre veľkú pomoc, ktorú tento nástroj pre účtovníctvo a administratívu predstavuje. Úspora času a prevádzkových nákladov sa prejaví takmer okamžite po zavedení služby a ďalej pomáha pri efektívnom riadení.

.