Firemné auto – Náklady (nielen) na pohonné hmoty a ich uplatnenie

23. marca 2022 | Rady | Čas čítania: 6 min.

Firemné auto - náklady na PHM

Ak podnikáte, určite sa zamýšľate nad tým, ako si čo najefektívnejšie uplatniť výdavky, ktoré sú spojené s firemnými vozidlami. Čo všetko patrí do nákladov? Aké máte možnosti uplatniť si výdavky, ktoré vám vznikajú? A je nevyhnutné zbierať bločky pri uplatňovaní nákladov za PHM?

Druhy výdavkov pri firemnom vozidle

Firemný automobil sa definuje ako automobil zaradený do obchodného majetku SZČO alebo právnickej osoby (spoločnosť SRO). Nezamieňajte si ho s vozidlom, ktoré je vaším súkromným majetkom a ktoré zvyknete využívať aj na pracovné cesty. V prípade firemného vozidla je možné uplatniť si rôzne druhy výdavkov, nielen pohonné hmoty. Sú to:

  • cena/kúpa auta – Do výdavkov je možné zahrnúť samotný nákup vozidla. Ako položku v nákladoch si ho môžete uviesť cez tzv. odpisy, ktoré sa realizujú jedenkrát ročne počas 4 rokov. Vozidlo teda odpisujete po štvrtinách. Pozor ale na hodnotu osobného vozidla. Ak jeho cena presiahne hodnotu 48 000 €, je už považované za luxusné. Viac o obstaraní vozidla sa dozviete v článku na našom blogu.
  • pohonné hmoty – Ďalšou položkou sú PHM, ktoré pri mnohých firmách tvoria nemalú položku v nákladoch. So samotným tankovaním a prevádzkou vozidla je spojený aj nákup prídavných kvapalín do vozidla ako Ad blue, motorový olej, ale aj diaľničná známka či mýto.
  • údržba, prevádzka a servis – Nezabudnite, že do účtovníctva patria aj položky, ktoré si vyžaduje údržba, prevádzka a servis vozidla. Ide napríklad o pravidelnú výmenu pneumatík, umývanie či tepovanie vozidla alebo poplatky za technickú a emisnú kontrolu.
  • leasing – Formou výdavku sú aj náklady okolo financovania zaobstarania vozidla. Pri kúpe vozidla vám môžu vzniknúť výdavky napríklad na povinné zmluvné poistenie, havarijnú poistku a zaúčtovať môžete aj úroky.
  • technické zhodnotenie – Do nákladov je možné zaradiť aj prídavné zariadenia, ktoré vozidlo zhodnocujú. Patrí sem napríklad satelitná navigácia, autorádio, nové pneumatiky a pod. Pozor, tu je dôležitá je nákupná cena. V prípade, že prekročíte sumu 1 700 €, dané zariadenie sa zaraďuje do nákladov postupne, formou odpisov (podobne ako pri kúpe vozidla a odpisuje sa počas štyroch rokov)

Firemné auto a náklady

 

Nákup PHM a spôsoby uplatnenia nákladov

Nákup nafty, benzínu či iných pohonných hmôt do automobilu, ktorý je používaný na podnikanie a je zároveň majetkom firmy, možno v nákladoch uplatňovať rôznymi spôsobmi. Firma alebo samostatne zárobkovo činná osoba (SZČO) má na výber z troch možností:

Firemné auto - spôsoby účtovania nákladov

 

  1. kniha jázd – Vedenie podrobnej evidencie – knihy jázd – umožňuje podnikateľovi uplatňovať väčšinu nákladov z nakúpených pohonných hmôt. V tomto prípade sa výdavky prepočítavajú podľa spotreby vozidla, ktorá je uvedená v technickom preukaze. Tu ale často vzniká rozdiel. Normovaná spotreba a reálna spotreba sú dve rozdielne veci a v nákladoch predstavuje nemalú hodnotu. S problémom vzniku nadspotreby pomohla podnikateľom pri osobných vozidlách novela zákona, ktorá umožňuje navýšiť spotrebu o 20 %. Spotreba sa tak zreálnila a lepšie odráža vznikajúce náklady.
  2. GPS monitoring – V prípade, že sa rozhodnete sledovať vaše vozidlá prostredníctvom GPS zariadení, získate najefektívnejší nástroj na uplatnenie výdavkov za PHM. V tomto prípade si totiž môžete uplatniť až 100 % z nákupu pohonných hmôt a bez nutnosti prepočtu spotreby. Zozbierané údaje v systéme vám navyše ušetria mnoho administratívnych úkonov, ktoré sú nutné pri dokladovaní a správe vozového parku.
  3. 80 % paušál z PHM – Ak sa rozhodnete pre paušál, uplatniť si viete len 80 % z nákladov na nákup pohonných hmôt. Výhodou je, že nemusíte viesť žiadnu evidenciu jázd ani prepočítavať spotrebu. Vašou povinnosťou je pri tomto druhu účtovníctva raz ročne evidovať stav tachometra a v prípade daňovej kontroly preukázať, že vozidlo využívate výhradne na podnikateľské účely. Dôležité je, aby množstvo PHM bolo primerané počtu prejazdených kilometrov.

Vedeli ste, že uplatnenie výdavkov na PHM sa týka aj vozidiel, ktoré nemusia byť majetkom firmy, ale sú zapožičané, prenajaté alebo lízingované? V týchto prípadoch je nevyhnutné, aby existoval zmluvný vzťah medzi majiteľom vozidla a jeho používateľom. Výdavky sa uplatňujú rovnakým spôsobom ako pri firemnom automobile (kniha jázd, GPS alebo 80 % paušál).

 

Bločky, faktúry a doklady za pohonné hmoty

Nutnosť dokladovania nákupu PHM prostredníctvom bločkov riešia mnohí podnikatelia, SZČO aj účtovníci. Dôležité je, pre akú formu uplatňovania výdavkov sa rozhodnete – či si uplatníte paušálne výdavky a použijete priemernú cenu pohonných hmôt z údajov Štatistického úradu, alebo si uplatníte radšej reálne náklady (kniha jázd a GPS monitoring) a bude nutné zbierať bločky pri každom tankovaní. Vždy je najlepšie zvážiť konkrétnu situáciu, v ktorej sa nachádzate, a nájsť pre vás najvýhodnejšiu cestu.

Firemné auto - bločky a tankovacia karta

 

V prípade uplatňovania výdavkov na PHM pre firemné vozidlo sú potrebné doklady o nákupe. Nie vždy je ale nutné prácne fyzicky zbierať a zakladať bločky z tankovania. Vodičov a účtovníkov viete od tejto činnosti odbremeniť vďaka tankovacím kartám. Medzi ich výhody patrí práve prehľadná faktúra, ktorá je daňovým dokladom a obsahuje podrobné informácie o tankovaniach (dátum, čas, cenu, natankované množstvo a iné).

Ak tankujete v zahraničí, blok si určite uschovajte. V tomto prípade máte totiž možnosť žiadať o vrátenie DPH (platí pri čerpaní pohonných hmôt nad 50 €).