Daňová kontrola vo firme? Pomôže elektronická kniha jázd

Viete všetko o daňovej kontrole či iných kontrolách, s ktorými sa môžete pri podnikaní stretnúť? A máte vedomosť, ako vám bude nápomocná elektronická kniha jázd?

Elektronická kniha jázd fungujúca na základe dát z GPS jednotiek je veľkým pomocníkom v podnikaní. Odbremeňuje vodičov a účtovníkov od mnohých úkonov a administratívna činnosť sa vo firme ihneď po jej zavedení zjednoduší. Jej výhody oceníte aj v prípade daňovej či inej úradnej kontroly. Ako prebieha daňová kontrola, na čo sa pripraviť a ako poslúži kniha jázd?

Čo treba vedieť o daňovej kontrole?

Cieľom daňovej kontroly je preskúmanie firemného účtovníctva a prislúchajúcich dokladov, ktoré súvisia s daňovou povinnosťou. Daňová kontrola k vám nezavíta len tak znenazdajky. Jej vykonanie a začiatok sú zadefinované v § 46 Zákona o správe daní. Za začiatočný deň sa podľa konkrétnej situácie považuje:

1. deň určený v oznámení o daňovej kontrole – dátum je uvedený v oznámení správcu dane daňovému subjektu – podnikateľovi. Ak vám nevyhovuje stanovený deň môžete si dohodnúť nový termín. Čas máte do 8 dní od doručenia oznámenia.
2. spísanie zápisnice o začatí daňovej kontroly – ak je cieľom kontroly zistenie oprávnenosti nároku na vrátenie nadmerného odpočtu alebo jeho časti, za začiatok sa považuje deň spísania zápisnice o začatí daňovej kontroly.
3. bez oznámenia – kontrola bez oznámenia je možná len vtedy, ak subjekt nahlásia orgány činné v trestnom konaní, alebo je subjekt podozrivý z vykonávania nezákonnej činnosti, lebo existuje podozrenie, že by mohli byť zničené dôležité dokumenty.

Po oznámení nasleduje príprava na kontrolu. V doručenom liste o kontrole sa nachádzajú informácie o lehote, v ktorej musíte predložiť všetky požadované doklady. Je potrebné pripraviť detailnú dokumentáciu, ktorá súvisí s daným obdobím (internú dokumentáciu – faktúry, interné doklady, mzdové doklady a doplnkovú dokumentáciu o zdaniteľných obchodoch, vynaložených nákladoch). Na dokladoch sa kontroluje, či sú hodnoverné a úplné. Pri zmluvách sa zase overí ich riadne plnenie a či nedošlo k porušeniu zákona.

Kontrolované dokumenty

Daňová kontrola sa môže zamerať na rôzne dokumenty – hlavná kniha a denník, faktúry, účtovné výkazy, daňové priznania k dani z príjmov, daňové priznania k DPH, dodacie listy alebo na evidenciu knihy jázd. Kontrola overuje aj dodržiavanie zákona o účtovníctve a postupov účtovania. To znamená, že sa preveruje či sú jednotlivé položky správne a riadne účtované, či boli predložené všetky faktúry a pod.

Platí zásada preukaznosti, t.j. náklad je preukázaný, ak existuje o ňom účtovný doklad, ktorý vierohodne preukazuje skutočnosť a spoločnosť o ňom viedla účtovníctvo. V tomto prípade vám bude nápomocná elektronická kniha jázd a dokumenty, ktoré sa priebežne pridávali do systému CCC. Dôležité je vedieť, že preukazujete len to, čo ste tvrdili v daňovom priznaní. Nič navyše nie ste povinní preukázať a dokladovať.

Ak sa chcete úspešne obhájiť, je veľmi dôležitá báza tzv. kvalifikovaných dôkazov (napríklad: existencia správy z pracovnej cesty so zoznamom navštívených klientov) a ďalšie preukazné záznamy o realite a cieli „pracovnej cesty“ v zmysle zákona.

Daňová kontrola si môže doklady vziať so sebou alebo vás požiadať o poskytnutie určitých účtovných a daňových evidencií na elektronickom nosiči. V prípade dokazovania záležitostí spojených s využívaním služobných áut vám uľahčí prácu jednoduchý export z elektronickej knihy jázd. Ten si môžete vytlačiť alebo ho nechať v digitálnej podobe.

Priebeh a ukončenie kontroly

Počas kontroly máte právo predkladať vlastné dôkazy a vysvetlenia k zisteniam a pýtať sa na priebežné zistenia. Je to dôležité, lebo môžete na jednotlivé otázky kontroly uspokojivo zodpovedať už v procese. Zapamätajte si, že je na vás, do akej hĺbky povolíte daňovej kontrole nahliadnuť do konkrétnej problematiky. Dbajte na zachovanie obchodného tajomstva.

Ak sa vám nepáčil postup kontrolórov, je možné podať námietku, napr. námietku zaujatosti voči zamestnancovi správcu dane.

O výsledku kontroly sa dozviete z protokolu s výzvou na vyjadrenie a prerokovanie. Nie je však zákonom stanovená lehota, dokedy musí byť kontrola ukončená.

Daňová kontrola a kniha jázd

Ako sme uviedli vyššie, kniha jázd je jedným z dokumentov, ktoré si kontrolóri môžu od vás počas svojej práce vyžiadať. Mnoho podnikateľov rieši knihu jázd až spätne. Snažia sa spomenúť si na všetky svoje cesty, tankovania a ďalšie potrebné údaje. Pri firmách s väčším počtom vozidiel je tento scenár nemožný a môže byť príčinou veľkých problémov.

Bolo bežnou praxou, že spoločnosti s veľkými vozovými parkmi a ich účtovníci dbali na ručné vypisovanie kníh jázd. Tu ale treba myslieť na nástrahy, ktoré ukrýva fyzická verzia knihy jázd. Ručné vypĺňanie, chybné vypísanie, neúplnosť údajov a nezodpovednosť šoférov môžu vo vašom účtovníctve urobiť zmätok a zapríčiniť nezrovnalosti. Z tohto dôvodu prišiel na trh GPS monitoring a elektronická kniha jázd, ktorá získava údaje priamo z vozidiel. Vďaka GPS jednotkám, ktoré sú nainštalované vo vozidlách, prúdia údaje do systému automaticky a je radosť s nimi pracovať.

Výhodami elektronickej knihy jázd vzhľadom na potreby daňovej kontroly sú:

• úplnosť dát o každej jazde,
• automatické získavanie dát,
• jednoduchá korekcia,
• nahrávanie dokumentov,
• prehľadné reporty,
• rýchle a zrozumiteľné výstupy.

Veľkým benefitom a uľahčením je pre podnikateľov výstup, ktorý je plnohodnotným účtovným dokladom. Ak tento doklad obsahuje všetky náležitosti, daňový úrad ho bez problémov akceptuje. Vďaka tomu sa vyhnete možným nepríjemným situáciám a pokutám, ktoré môžu vzniknúť v prípade fyzickej formy knihy jázd.

Ak sa obávate daňovej kontroly či inej úradnej kontroly a nie ste si istí, či sú údaje o jazdách zaznamenané v poriadku, neváhajte a obráťte sa na nás.  V rámci dlhoročných skúseností vám naši obchodní zástupcovia radi predstavia elektronickú knihu jázd a ďalšie funkcie GPS monitoringu osobne.