Každý podnikateľ sa denne stretáva s množstvom administratívnych úkonov. Potvrdenia, dokumenty, bločky, dochádzka a ďalšie „papierovačky“ sú záťažou, ktorá vás oberá o čas. Vďaka ich sprehľadneniu, využívaniu profesionálnych systémov a automatizovaným úkonom ušetríte nielen čas, ale aj financie. Prečo je dôležité viesť dôsledne knihu jázd a v čom spočíva jej výhoda pre vaše podnikanie?   

Kniha jázd je typ účtovného dokladu, ktorý obsahuje údaje o jazdách firemných aj súkromných vozidiel využívaných na účel podnikania. Akceptovaná je v papierovej podobe, vyplnená na predtlačenom tlačive alebo v bežnom zošite, ako aj v elektronickej forme, ktorú aktuálne využíva väčšina podnikateľov. Práve táto digitálna forma poskytuje najviac benefitov, ktoré uľahčia evidenciu vašich vozidiel.

Benefity, ktoré prináša vedenie knihy jázd

• Úspora času – evidencia všetkých služobných jázd je časovo náročná nielen pre administratívnych pracovníkov spracúvajúcich výkazy, ale aj pre vodičov, ktorí si musia vytvárať cestovné príkazy a zapisovať dáta o každej jazde. Toto všetko vám zjednoduší elektronická kniha jázd, ktorá bude automaticky sťahovať dáta a vytvárať záznamy.
• Šetrenie peňazí – kniha jázd poskytuje detailný prehľad o efektivite využívania monitorovaných vozidiel. V systéme sa nachádza prehľad o služobných a súkromných cestách, o vodičoch a o účeloch jednotlivých jázd. Vďaka tomu nastavíte efektívne využívanie vozového parku a optimalizáciu zdrojov.
• Odhalenie strát – jedným z najväčších problémov navyšujúcich náklady vozového parku je správanie vodičov (viac o téme nájdete v článku na blogu). Či už ide o neoprávnené využívanie vozidla na súkromné účely, alebo štýl jazdy, GPS monitoring dokáže jednoducho identifikovať nadspotrebu a zároveň automaticky meria kilometre – podáva informácie o reálne prejdenej vzdialenosti.
• Jednoduché použitie – využívanie systému je intuitívne a vytvorené s ohľadom na rôzne úrovne zručnosti zákazníka. Umožňuje využívanie rôznych nastavení a filtrov, automatické generovanie dát do rôznych formátov, taktiež poskytuje možnosť manuálnej evidencie jázd. V prípade, ak na niečo zabudnete, je možné realizovať všetky úpravy aj spätne.
• Komplexnosť informácií – všetky informácie o vozidlách máte prehľadne uložené v systéme, do ktorého máte neustály prístup cez klasický počítač alebo prostredníctvom mobilnej aplikácie. Prístup z mobilného telefónu vám zaručí 100 % prehľad v aktuálnom čase, ako aj prístup k dátam spätne.
• Úradné výstupy – elektronická kniha jázd a systémy umožňujú generovať daňovo uznateľné tlačové zostavy s možnosťou voľby obdobia.

Kniha jázd, dáta a dôležitosť jej vedenia

Najdôležitejšou súčasťou knihy jázd sú dáta, s ktorými pracuje. Ich získavanie umožňuje GPS jednotka nainštalovaná priamo vo vozidle, ktorá zaznamenáva a odosiela informácie do systému, ale aj iné zdroje. Tvoria ju dáta získané zo satelitu, z GPS jednotky vo vozidle, z manuálne zadaných údajov, zo vstupných dát a súčasťou sú samozrejme aj prepočty systému.

Najväčším benefitom elektronickej knihy jázd je možnosť uplatňovať si 100 % nákladov z čerpania pohonných hmôt. Podmienkou je uvádzanie zadefinovaných údajov, ktoré sú predvyplnené alebo dopĺňané priebežne pri jednotlivých služobných cestách:

Údaje v knihe jázd:

• EČV
• Typ vozidla
• Priemerná spotreba podľa technického preukazu

Pri každej jazde uvádzame:

• Dátum
• Meno vodiča
• Čas odchodu a príchodu
• Destináciu
• Účel
• Počet prejdených kilometrov
• Záznam o čerpaní pohonných hmôt

Zamestnanci, ktorí používajú firemné vozidlá, by mali byť na používanie áut preškolení a zoznámení so zákonmi o cestnej premávke a zákonom o prevádzke vozidiel na cestnej premávke. Bezpečnostné prestávky pre vodičov stanovuje zákon č. 462/2007 Z. z. o organizácii pracovného času v doprave, ktorý sa týka vodičov z povolania. Je dôležité upozorniť, že dodržiavanie bezpečnostných prestávok je vo vozidle sledované tachografom, nie prostredníctvom knihy jázd. Aj práca s tachografom je už automatizovaná a dáta nemusíte sťahovať manuálne.

Vy ešte nevyužívate elektronickú knihu jázd? Chceli by ste zefektívniť prácu vašich zamestnancov a šetriť náklady? Kontaktujte nás a my vám radi pomôžeme. Od návrhu riešenia na mieru cez  inštaláciu zariadení až k zaškoleniu vašich zamestnancov.